Praktyczny poradnik rozliczania diet krajowych w delegacjach służbowych na 2024 rok

Rozliczanie diet krajowych w delegacjach służbowych

Zmiany wprowadzone przez pakiet mobilności dotyczą głównie transportu międzynarodowego, gdzie kierowcy nie są traktowani jako będący w podróży służbowej, a co za tym idzie, nie przysługują im diety za delegację ani ryczałty.

W przypadku przewozów krajowych, konieczność rozliczania należności z tytułu delegacji służbowych pozostaje aktualna. Ustawa o czasie pracy kierowców definiuje podróż służbową jako każde zadanie wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych, które polega na przewozie drogowym lub wyjeździe poza określoną miejscowość na polecenie pracodawcy.

Kierowcom przysługuje dieta za delegację krajową, jeśli przebywają w podróży służbowej przez co najmniej 8 godzin. Szczegółowe zasady dotyczące rozliczania diety oraz aktualne stawki znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Warto zaznaczyć, że naliczanie diet krajowych i ryczałtów za nocleg umożliwia firmom transportowym wypłacanie części wynagrodzenia bez konieczności dodatkowego obciążenia składkami ZUS i podatkiem.

Aktualne stawki diet krajowych w delegacjach w 2024 roku

W ostatnich latach miały miejsce znaczące zmiany w wysokości diet krajowych. Po niemal dekadzie niezmienności, kiedy stawka wynosiła 30 zł za dzień podróży służbowej, 28 lipca 2022 roku została ona podniesiona do 38 zł. Następnie, od 1 stycznia 2023 roku, dieta krajowa wzrosła do 45 zł za dzień i pozostaje na tym poziomie do chwili obecnej.

Podwyżka diety to nie jedyna zmiana. Wzrosły również inne świadczenia istotne dla rozliczania delegacji krajowych w 2024 roku:

• Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety krajowej, co daje 67,50 zł.
• Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej to 20% diety krajowej, czyli 9 zł.
• Zwrot udokumentowanych kosztów noclegu nie może przekroczyć dwudziestokrotności stawki diety krajowej, czyli 900 zł za jedną dobę hotelową.

Te zmiany mają znaczący wpływ na rozliczanie delegacji krajowych, ułatwiając pracodawcom i pracownikom dokładniejsze planowanie i rozliczanie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

Jak obliczyć dietę krajową w delegacji służbowej?

Podczas obliczania diety krajowej w delegacji służbowej kluczowy jest czas trwania podróży:

• Jeśli podróż trwała mniej niż dobę, ale więcej niż 12 godzin, przysługuje pełna dieta.
• W przypadku, gdy podróż trwała pomiędzy 8 a 12 godzin, pracownikowi należy się 50% diety.
• Jeżeli podróż trwała mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.

Analogiczne zasady obowiązują przy rozliczaniu każdej niepełnej, ale rozpoczętej doby:

• Jeśli czas podróży wyniósł do 8 godzin, pracownikowi należy się 50% diety.
• W przypadku podróży trwającej ponad 8 godzin, przysługuje kolejna pełna dieta.

Podczas podróży trwającej więcej niż dobę, za każdy pełny dzień delegacji przysługuje pełna dieta, a za niepełne dni dieta jest naliczana według powyższych zasad. Każda pełna doba podróży oznacza konieczność wypłacenia 100% wysokości diety krajowej.